Datenschutzinformation
Sehr geehrte Damen und Herren,
am 25.05.2018 hat die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Wirksamkeit entfaltet. Der Datenschutz für betroffene Personen in der Europäischen Union wird hierdurch deutlich gestärkt. Als Ihr Vermieter bzw. Verwalter legen wir seit jeher besonderen Wert auf die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten.
Nach einer zweijährigen Übergangsphase hat die DSGVO die veraltete EU-Datenschutz-Richtlinie und in weiten Teilen einzelstaatliche Datenschutzgesetze abgelöst. Im Gegensatz zu einer Richtlinie gilt eine Verordnung in allen Mitgliedsstaaten der EU unmittelbar, ohne, dass es nationalstaatlicher Umsetzungsgesetze bedarf. Insofern wurde erstmals ein EU-weit einheitliches Regelwerk zum Datenschutz geschaffen. Es hebt das Datenschutzniveau in den EU-Mitgliedsstaaten an und damit einhergehend, stärkt es die Rechte von Betroffenen gleichermaßen, wie es die Verpflichtung für Unternehmen erhöht.
Was bedeutet dies für Sie?
Damit Sie die einzelnen Aspekte und Auswirkungen der neuen Verordnung besser einordnen können, geben wir Ihnen mit den beigefügten Datenschutzhinweisen gern einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die SAFE 2 GmbH & Co. KG (Vermieter) - sowie deren Tochtergesellschaften - und Ihre erweiterten Rechte, die sich aus dem Datenschutzrecht ergeben.
Uns ist bewusst, dass Sorgfalt und Transparenz die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Eigentümern und Mietern sind. Die Einhaltung von Gesetzen und regulatorischen Vorgaben im Generellen ist uns und unseren Mitarbeitern ein ebenso hohes Anliegen wie der regelmäßige und sensible Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten im Besonderen.
Bitte geben Sie die Informationen auch an vertretungsberechtigte Personen und wirtschaftlich Berechtigte sowie etwaige Mitverpflichtete - wie z.B. Bürgen – weiter.
Weitere Informationen über den konkreten Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten entnehmen Sie bitte den nachstehenden Datenschutzhinweisen. Sie finden dort auch Angaben dazu, an wen Sie sich bei Fragen oder im Bedarfsfall wenden können.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortliches Unternehmen im Sinne des Art. 3 DSGVO ist die RAMFORT Verwaltungs GmbH (Gesellschaft Vermieter) mit ihren nachfolgend aufgeführten Unternehmen und deren Niederlassungen:
1. SAFE 2 Office GmbH & Co. KG
Sämtliche Unternehmen erreichen Sie über nachfolgend aufgeführte Kontaktdaten:
RAMFORT Verwaltungs GmbH
Ladehofstraße 30, D-93049 Regensburg
Telefon: 0941 / 640 808 0
Telefax: 0941 / 640 808 11
E-Mail-Adresse: info@ramfort.de
Sie erreichen unseren externen Datenschutzbeauftragten Herrn Held unter:
Markus Held
Blauring GmbH
Bruderwöhrdstraße 25, D-93055 Regensburg
Telefon: 0941 / 206031-21
Telefax: 0941 / 206031-25
E-Mail-Adresse: datenschutz@blauring.de
Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen unserer Vertragsbeziehungen von unseren Mietern und Eigentümern erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Vermieterpflichten erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von sonstigen Dritten (z.B. SCHUFA, Creditreform etc.) zulässigerweise (z.B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Vorbereitung und Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben. Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien, Internet) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.
Relevante personenbezogene Daten im Interessentenprozess, bei der Stammdateneröffnung, bei der Vermietung und der Verwaltung von Wohn- und Gewerbeflächen können sein:
Name, Adresse/andere Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse), Geburtsdatum/-ort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Geschäftsfähigkeit, Berufsgruppenschlüssel/Partnerart (unselbständig/selbstständig), Einkommenssituation (Verdienstbescheinigungen/ Einkommens-nachweise), Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten), Authentifikationsdaten (z.B. Unterschriftsprobe), Steuer-ID, FATCA-Status, SCHUFA-Score.
Bei persönlichen Bürgschaften durch Dritte (Fremdsicherheiten/Mietkaution) können an den jeweiligen Bürgen vergleichbare Anforderungen zur Offenlegung der wirtschaftlichen und finanziellen Verhältnisse gestellt werden.
Verwendung der personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und zur Erfüllung unsere vertraglichen Pflichten. Daneben werden Ihre personenbezogenen Daten auch zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen verarbeitet.
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, um den mit Ihnen geschlossenen Mietvertrag bzw. Verwaltervertrag zu erfüllen und um Ihnen unserer Service zur Verfügung zu stellen und unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen (Artikel 6 Abs. 1b DSGVO).
Unsere Vertragspflichten ergeben sich aus dem zwischen uns geschlossenen Vertragsverhältnis, auf das ausdrücklich verwiesen wird.
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, z.B. zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Verhinderung von Straftaten etc. (Artikel 6 Abs. 1f DSGVO).
Als Vermieter bzw. Verwalter unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen wie z.B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Unterlagen, Meldegesetz, etc., weshalb auch in diesem Rahmen eine Datenverarbeitung erforderlich sein kann (Artikel 6 Abs. 1e DSGVO).
Weitergabe personenbezogener Daten
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten braucht.
Gegebenenfalls geben wir Ihre personenbezogenen Daten auch an weitere Unternehmen unserer Unternehmensgruppe und an Dritte weiter. Eine solche Datenweitergabe kann erforderlich sein, um unsere vertraglichen Verpflichtungen ihnen gegenüber zu erfüllen. So werden z.B. die Verbrauchswerte für die Ermittlung der Nebenkosten durch hierzu von uns autorisierte Fachfirmen (z.B. TECHEM, BRUNATA etc.) ermittelt. Wir begrenzen die Menge der personenbezogenen Daten, die wir weitergeben, auf das, was unmittelbar zur Erreichung des angegebenen Zwecks relevant und notwendig ist.
Übermittlung der Daten an ein Drittland
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung unserer Vertragspflichten erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine Einwilligung hierzu erteilt haben.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, das auf mehrere Jahre angelegt ist.
Sind die personenbezogenen Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre – befristete – Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
- Erfüllung von vertraglichen, handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen
- Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen
Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO sowie das Recht auf Widerspruch nach Artikel 21 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 des BDSG. Darüber hinaus besteht nach Artikel 77 DSGVO in Verbindung mit § 19 BDSG ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, soweit die entsprechenden Daten nicht für die Vertragsausführung erforderlich sind (s.u.). Wir weisen darauf hin, dass der Widerruf natürlich nur die Verarbeitung für die Zukunft betrifft. Die bis zum Widerruf erfolgte Datenverarbeitung erfolgt daher zu Recht.
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung unserer vertraglichen Verpflichtung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, den Vertrag abzuschließen und zu erfüllen.